El próximo 18 de junio se cumplen dos años de la entrada en vigor de la Ley 116, Código de Trabajo, y con ellos el plazo dado en la primera disposición transitoria de su Reglamento, de que serán incinerados los expedientes laborales de quienes causaron baja antes de comenzar a regir la citada norma legal y permanecen bajo custodia de las entidades.
Solo serán extraídos y guardados los documentos relacionados con la Seguridad Social que acrediten tiempo de trabajo y salarios devengados, dejando constancia en acta firmada por un representante del centro y de la organización sindical, refiere el acápite mencionado.
La envergadura de la decisión se evidencia en que en diciembre del 2014 existían 432 mil 431 expedientes en custodia por las entidades y si hubo morosidad en cumplir lo establecido, podrían quedar miles en esa situación con destino irremediable a la pira.
Conocer sobre el término de dicho plazo y posibles implicaciones, así como otros datos de interés relacionados con los expedientes laborales, que de manera reiterada son objeto de dudas de muchos lectores que escriben a Buzón abierto, fue el motivo de la entrevista concedida a Trabajadores por la máster Yudelvis Álvarez Fonseca, directora del Departamento Jurídico del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS).
Quizás la noticia coja desprevenidos a un grupo de trabajadores, y buena cuota de responsabilidad en ello tienen las administraciones, porque como enfatizó la funcionaria, cuando el MTSS y la CTC hicieron despachos conjuntos para conocer acerca de la implementación de la Ley 116, la disposición transitoria constituyó uno de los aspectos analizados.
Recordemos —precisó—, que a tenor de los cambios introducidos en la nueva norma, los empleadores estaban obligados a actualizar los contratos de trabajo, los convenios colectivos y los expedientes laborales.
Sobre estos últimos se les recomendó utilizar estrategias a fin de acelerar el proceso de entrega y evitar que al vencer el plazo establecido hubiese que quemar documentos de utilidad para los trabajadores, como por ejemplo, originales de títulos, que como sabemos son expedidos por única vez, u otros factibles de utilizar a los fines de la Seguridad Social, subrayó.
Estamos hablando —significó Álvarez Fonseca—, de personas que causaron baja de sus centros, incluso desde hace mucho tiempo y por diversos motivos, y ni ellos ni sus familiares se ocuparon de recoger los expedientes. Se dan muchos casos de reincorporados al trabajo en otros lugares donde les hicieron otro y sin embargo les faltan, por ejemplo, papeles que serán imprescindibles en el momento de solicitar su jubilación.
¿Está prevista alguna prórroga?
Hasta el momento no.
¿Rige por única vez determinar un tiempo para la custodia de los expedientes por las administraciones?
No. La sección 7ma., del capítulo I del Reglamento, recoge que en el caso del trabajador que abandona su entidad con paradero desconocido o cumple una sanción de privación de libertad, el expediente se conserva durante cinco años.
Si en ese período no lo solicita el interesado o quien él delegue, solo quedan archivados los escritos acreditativos de tiempo de trabajo y salarios devengados, y el resto es incinerado.
Pero puede ocurrir que aquellos documentos probatorios también desaparezcan. Entonces sería muy engorroso y, en ocasiones resulta imposible, reconstruir la historia laboral del empleado.
Aprovecho para resaltar la importancia de que el trabajador esté al tanto de la situación de su expediente. A partir de la puesta en vigor de la Ley 116, la responsabilidad por la protección y preservación del expediente es del empleador o del empleado que lo tenga bajo su resguardo; teniendo en cuenta que dejó de ser institucional el traslado de ese documento, es decir, pasa a manos del trabajador o sus familiares al terminar la relación laboral, y es obligación de quien lo reciba no alterar su contenido.
En esta sección hemos publicado algunas de las decenas de cartas recibidas, relacionadas sobre todo, con las pérdidas en las entidades de expedientes o parte de los documentos necesarios para tramitar la jubilación. ¿Qué está legislado en estos casos?
El jefe de la entidad o quien este faculte expide las certificaciones referidas al tiempo de servicio y salarios percibidos, requeridas en el proceso de reconstrucción de los expedientes extraviados o destruidos, a solicitud de otras entidades o del trabajador, en un término de hasta 90 días a partir de la petición. De lo contrario, el trabajador puede apelar por las vías previstas, el órgano de justicia laboral y los tribunales.
Es posible que el empleador pida ayuda al trabajador para obtener datos debido a circunstancias puntuales, como que haya cambiado la administración y la extinción o creación de empresas.
En caso de faltar años o ser insuficientes las evidencias porque se perdieron documentos o el expediente a causa de incendios o situaciones de desastres ocurridos en la entidad, para reconstruir el tiempo de servicio y salarios devengados se procede según lo regulado en la Ley de Seguridad Social y su Reglamento, en tanto existen otros documentos mediante los cuales certificar tiempo laborado, entre ellos, las nóminas de personal, contratos de trabajo, vales de pago de la cuota sindical, diplomas u otros papeles que legitimen que en ese momento la persona estaba trabajando.
¿Cuándo se confecciona o actualiza un expediente laboral?
Al establecer un contrato con el trabajador por más de seis meses, la administración lleva a cabo esas acciones en un término que no exceda de 15 días, en correspondencia con lo establecido en el artículo 35 del Código; y sin distinción, pues funciona igual para los jóvenes recién graduados.
Con estos se establecen contratos por tiempo determinado (tres años), ajustados con su tiempo de servicio social. Ellos son sujetos de los deberes y derechos como el resto de los trabajadores, y al ingresar en el centro son impuestos del convenio colectivo de trabajo y del reglamento disciplinario interno.
El Código estableció cambios en cuanto a los documentos que permanecen en el expediente laboral.
Sigue siendo una consulta frecuente si los certificados médicos se mantienen allí guardados. Esto cambió a partir de la entrada en vigor del Código. No obstante, la entidad debe preservarlos como evidencia a los efectos del pago de subsidio o de realizar trámites con las comisiones de Peritaje Médico Laboral (PML).
Los documentos que no pueden faltar son los contratos de trabajo y sus suplementos, nombramientos o designaciones; la certificación o constancia de la actualización del Registro de Inscripción Profesional, como en el caso de los abogados; la boleta oficial de asignación del recién graduado, otros que avalen la calificación formal (títulos) y los relacionados con la Seguridad Social que acrediten el tiempo de trabajo, salarios devengados o ambos, así como los dictámenes emitidos por las comisiones de CPL.
También se guardan las copias de medidas disciplinarias y sanciones judiciales con implicaciones en el orden laboral, una vez que sean firmes y mientras no sea rehabilitado el trabajador; el índice de relación de documentos y una copia del acta de entrega del expediente laboral cuando el contratado pide la baja, pues ya no se confecciona la hoja resumen.
